Sekretessavtal

Vad är ett sekretessavtal?

Ett sekretessavtal är en uppgörelse där parterna åtar sig att inte dela känslig information. Det kan exempelvis vara information och kunskaper om utveckling av nya produkter, forskning, eller köp som en part får ta del av i ett samarbete med andra företag. Sekretessavtal kan även skrivas när du ska anställa, diskutera en idé med någon, ta in externt kapital från investerare eller anlita en underkonsult.

Varför ska man skriva ett sekretessavtal? Sekretessavtalet gör att du tryggare kan dela med dig av känslig information som i fel händer kan göra att du tappar konkurrensfördelar. Sekretessavtal skrivs både för att någon utomstående inte ska få informationen och för att din samarbetspartner inte får använda den känsliga informationen på annat sätt än det ni kommit överens om. Därför skrivs ofta sekretessavtal innan man skriver samarbetsavtal. I annat fall kan det vara svårt att diskutera detaljer i samarbetet.

En av juristerna som TryggaAvtal samarbetar med tipsar om vad som är viktigt att tänka på när du ska skriva sekretessavtal.

Juristens tips för hur du skriver ett sekretessavtal

  1. Se till att definiera vad som omfattas av sekretessen, dvs vad som faktiskt utgör konfidentiell information. Om all information mellan parterna är sekretessbelagd är det svårt att samarbeta med utomstående, beställa varor etc.
  2. Se till att även utomstående som kan komma i kontakt med konfidentiell information omfattas av avtalet. Det kan t.ex. röra sig om anställda eller konsulter hos parterna. Om dessa inte uttryckligen omfattas av sekretessavtalet och råkar höra eller se något konfidentiellt är det fritt fram för dem att dela detta utan att den parten som lider skada av att informationen lämnas ut kan göra gällande rätt till vite eller liknande.
  3. Tänk på att det finns undantag från sekretessplikten. Dels kan det vara fall då någon part redan tidigare har tillgång till den konfidentiella informationen eller får den av en utomstående som parten inte har sekretessplikt gentemot, dels kan det röra sig om fall då det enligt lag eller myndighetsbeslut krävs att information ska lämnas ut. Det finns även möjlighet att i avtalet ge parterna rätten att skriftligen i varje enskilt fall medge att konfidentiell information lämnas ut.
  4. Se till att det finns åtgärder eller ”straff” att vidta om part bryter mot sekretessen. Det vanligaste är att parterna beslutar om ett i förväg uppgjort vite om X antal kronor och att det beloppet ska betalas varje gång ett sekretessbrott sker. Att vite ska utges bör dock inte begränsa möjligheterna till andra åtgärder så som t.ex. skadestånd, då skadan som uppkommit kan vara mycket större än det i förväg beslutade vitet.
  5. Det är mycket viktigt att se till att sekretessavtalet gäller även om samarbetsavtalet parterna emellan upphör att gälla. Annars kan parterna komma att lida stor skada eftersom det då skulle stå dem fritt fram att lämna ut information. Att samarbetet upphör betyder inte per automatik att parternas vill att deras enskilda konfidentiella information ska bli allmänt känd.

Hur ska man utforma sekretessavtalet?

Sekretessavtal skrivs ofta innan man ska inleda ett samarbete, anställa, anlita en konsult, eller köpa ett bolag. Det kan även skrivas senare. Men att ha det på plats från start gör det enklare att diskutera exempelvis ett samarbete mer i detalj, vilket är nödvändigt om ni ska skriva ett samarbetsavtal.

Om ni redan håller på att skriva samarbetsavtalet så kan ni istället för ett sekretessavtal skriva in en sekretessklausul som en del av samarbetsavtalet. Om inget annat anges är det då samarbetsavtalet som avgör exempelvis vilket vite som ska betalas om någon part bryter mot sekretessen.

När någon bryter mot ett sekretessavtal får det ofta indirekta konsekvenser för dig vars information har kommit ut. Det kan vara att en konkurrent får tag på och börjar använda din information. Den faktiska skadan är då inte att informationen kommit ut, utan att din konkurrenskraft har minskat. Detta kallas för en indirekt skada. Därför ska du vara noga med att även indirekta skador inkluderas i sekretessavtalet.

I samarbetet kan det vara så att du är den enda parten som måste dela med dig av känslig information. Då räcker det med ett så kallat ensidigt sekretessavtal. Det innebär att enbart den ena parten förbinder sig att inte sprida eller använda informationen på ett otillåtet sätt. En del upplever dock att man står mer fast vid ett avtal där båda parter har samma skyldigheter. Därför kan ni skriva ett så kallat ömsesidigt sekretessavtal även om det enbart är ena parten som delar med sig av känslig information.

När du skriver ett sekretessavtal ska du så noga som möjligt definiera vad som ska hållas hemligt. Men då det kan vara svårt att veta precis vilka dokument som kommer att ha att göra med samarbetet och ska täckas av sekretess kan det vara enklare att all information som kan kopplas till en viss sak ska vara under sekretess.

Var också noga med att sekretessavtalet även ska täcka exempelvis underkonsulter eller anställda gör det. Annars kan det vara svårt att få ersättning om exempelvis en person som tillfälligt vistas i lokalen råkar se och sprida information som är sekretessbelagd.

Hur ser ett sekretessavtal ut?

När du skriver ett sekretessavtal finns det flera punkter du bör tänka igenom.

  • Bakgrunden och syftet till varför ni ska dela informationen.
  • Vem äger rättigheterna till informationen?
  • Vem ska få ta del av informationen, och vem som inte får det? Klargör även om det gäller anställda och underkonsulter.
  • Vem är ansvarig för att sekretessavtalet följs (t.ex. bland anställda)?
  • Hur ska informationen behandlas. Får den t.ex. flytta via elektroniska kanaler eller ska den finnas i ett låst rum?
  • Hur länge gäller sekretessen? Är det under en viss tid eller för alltid?
  • Vad händer om någon bryter sekretessen? Hur gör ni med skadestånd och viten?
  • Hur löser ni tvister om ni inte kommer överens?

Du hittar en gratis mall här till höger som hjälper dig att komma igång. Det kan också vara en god idé att ta hjälp av en jurist om du har några frågor.

Vad är skälig giltighetstid för ett sekretessavtal?

Känslig information och kunskap kan finnas kvar hos din samarbetspartner efter att samarbetet är avslutat. Därför kan sekretessavtalet gälla även efter att samarbetet är avslutat eller till och med vara tillsvidare – utan tidsbegränsning. Det kan vara relevant om den känsliga informationen är central för din verksamhet och har lång livslängd. Om informationen är mer av en färskvara kan perioden för samarbetet samt ett par extra år räcka. Men då ska du vara säker på att det inte leder till några negativa konsekvenser eller förlorade möjligheter för dig om informationen kommer ut. Det kan vara bra att diskutera med en jurist om vad som är skälig tid.

Tystnadsplikt

Tystnadsplikt är ett annat ord för sekretess. Det betyder alltså att den som skrivit på eller är ålagd att följa ett sekretessavtal eller en sekretessklausul har tystnadsplikt och inte får berätta om den känsliga informationen.

Brott mot sekretessavtal

När en part bryter ett sekretessavtal ska denne ofta betala ett skadestånd eller vite. Skadestånd kan variera beroende på hur omfattande skadan är. Viten är en viss summa som betalas ut oavsett skadans storlek.

Otillåten spridning av känslig information kan få negativa konsekvenser vid ett senare tillfälle. Exempelvis när en konkurrent har använt informationen och börjar sälja en kopia av din produkt. Därför är det en god idé att förtydliga att samarbetspartnern kan bli ansvarig även för indirekta skador.

Det kan vara svårt att bevisa hur stor skada som orsakats. Därför kan ni avtala att ett visst vite ska betalas även om det inte går att bevisa hur stor skadan är. Ett sådant vite behöver inte göra att ett skadestånd inte betalas ut.